Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte Adresse.

2. Geltungsbereich

Diese Anwendung ist der interne Terminplanungsbereich für die Vermietung von Kühlanhängern. Sie richtet sich an die Mitarbeiter von Drink it cold und verarbeitet die Daten von Kunden, die einen Kühlanhänger mieten. Eine Selbstregistrierung, ein öffentliches Kontaktformular oder Werbe- und Analysefunktionen gibt es nicht.

3. Hosting und Server-Logfiles

Die Anwendung wird bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland gehostet. Der Anbieter stellt Webspace, Datenbank, E-Mail-Versand und die technische Infrastruktur bereit und verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen. Die Server befinden sich in Deutschland.

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Webserver automatisch technische Zugriffsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, HTTP-Status, übertragene Datenmenge, Referrer sowie Browser- und Betriebssystemkennung. Diese Daten sind für den sicheren und stabilen Betrieb, die Fehleranalyse und die Abwehr von Angriffen erforderlich.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Funktionsfähigkeit). Die Zugriffsprotokolle des Webservers werden nach den Vorgaben des Hosting-Anbieters in der Regel nach spätestens 30 Tagen gelöscht. Das von der Anwendung zusätzlich geführte technische Fehlerprotokoll wird bei 5 MB oder nach 30 Tagen rotiert; es bleibt höchstens eine Sicherung erhalten. Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall können einzelne Einträge bis zur vollständigen Aufklärung länger aufbewahrt werden.

4. Kunden- und Buchungsdaten

Wenn Sie einen Kühlanhänger mieten, verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:

• Vor- und Nachname,
• Straße, Postleitzahl und Ort,
• Mobilnummer und E-Mail-Adresse,
• Mietzeitraum, gebuchter Anhänger, Abholung oder Lieferung,
• Anzahlung, Gesamtbetrag, Restbetrag und Rechnungsstatus,
• Buchungsstatus, zugeordneter Mitarbeiter, bearbeitender Benutzer sowie Anlege- und Änderungszeitpunkte,
• bei Rechnungserstellung die für die Rechnung erforderlichen Angaben.

Die Daten werden benötigt, um die Anfrage zu bearbeiten, den Mietvertrag durchzuführen, Übergabe und Rücknahme zu organisieren, Erinnerungen zu erzeugen und die Leistung abzurechnen. Wir erheben die Daten direkt bei Ihnen im Rahmen der Anfrage und Buchung; eine Erhebung bei Dritten findet nicht statt.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung); für Rechnungs- und Buchhaltungsdaten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 Abgabenordnung und § 257 Handelsgesetzbuch; für die Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Bankverbindungen oder Zahlungsdaten werden in der Anwendung nicht gespeichert. Erfasst werden nur Beträge und die Rechnungsmarkierung.

5. Mitarbeiterkonten und Zugriff

Für die Anmeldung verarbeiten wir Vor- und Nachname, das Passwort (ausschließlich als sicherer Hash), Rolle, Status, gegebenenfalls die E-Mail-Adresse, die Verknüpfung zum Mitarbeiterkonto, den Zeitpunkt der letzten Anmeldung und der letzten Passwortänderung. Die Kontodaten werden beim Anlegen des Kontos durch den Administrator erhoben. Für die Funktion „Auf diesem Gerät angemeldet bleiben“ speichern wir einen Selector und den Hash eines Tokens mit Ablaufdatum; das eigentliche Token liegt nur im Cookie des Geräts.

Zur Abwehr von Angriffsversuchen speichern wir bei fehlgeschlagenen Anmeldungen die IP-Adresse, einen Schlüssel aus dem eingegebenen Namen und den Zeitpunkt. Diese Einträge werden spätestens nach 24 Stunden gelöscht.

Rechtsgrundlagen: § 26 Abs. 1 BDSG (Beschäftigtenverhältnis) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Die Anwendung ist nur nach Anmeldung erreichbar. Konten werden ausschließlich vom Administrator angelegt. Angemeldete Mitarbeiter können die Buchungs- und Kundendaten einsehen, soweit dies für ihre Aufgaben erforderlich ist. Für die Zuordnung von Buchungen und Erinnerungen speichern wir außerdem den Namen des Mitarbeiters.

6. Erinnerungen und Versandprotokolle

Erinnerungen an Übergaben und Rücknahmen werden aus den Buchungsdaten berechnet. Beim Abhaken wird gespeichert, welcher Benutzer die Erinnerung wann erledigt hat. Beim Versand von E-Mail- oder Push-Erinnerungen wird protokolliert, welche Erinnerung wann an welchen Empfänger gesendet wurde, damit keine doppelten Benachrichtigungen entstehen.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Versandprotokolle werden nach einem Jahr gelöscht.

7. Web-Push-Benachrichtigungen

Wenn Sie in der App die App-Erinnerungen aktivieren, speichern wir den vom Browser erzeugten Push-Endpunkt, den öffentlichen Schlüssel (p256dh), das Authentifizierungsgeheimnis (auth), den User-Agent, Zeitstempel sowie den letzten Erfolgs- oder Fehlerstatus.

Die Zustellung erfolgt über den Push-Dienst des von Ihnen verwendeten Browsers, zum Beispiel Google, Mozilla, Apple oder Microsoft. Dabei kann eine Übermittlung in die USA erfolgen; die Anbieter stützen sich auf geeignete Garantien.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie erteilen sie durch das Aktivieren in der App und die Freigabe der Benachrichtigungen im Browser. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie den Schalter in der App deaktivieren, die Benachrichtigungsberechtigung im Browser entziehen oder Ihr Konto löschen lassen. Beim Deaktivieren in der App löschen wir den Push-Eintrag; abgelaufene Abos entfernen wir automatisch.

Hinweis: Benachrichtigungstexte enthalten den Kundennamen, den Anhänger und den Mietzeitraum und können auf dem Sperrbildschirm sichtbar sein. Wenn Sie das nicht möchten, deaktivieren Sie die App-Erinnerungen.

8. E-Mail-Erinnerungen

Wenn für Ihr Benutzerkonto eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist und der E-Mail-Versand aktiviert ist, senden wir Ihnen täglich eine Zusammenfassung fälliger Erinnerungen. Verarbeitet werden dabei Name, E-Mail-Adresse, Buchungsdaten und Versandzeitpunkt.

Rechtsgrundlagen: § 26 Abs. 1 BDSG beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für dienstliche Kommunikation sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für einen zuverlässigen Betrieb. Der Versand erfolgt über den Mailserver des Hosting-Anbieters. E-Mail ist kein Ende-zu-Ende-verschlüsselter Kanal; der Inhalt kann auf dem Transportweg von Dritten eingesehen werden.

9. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies und lokale Speicherung. Es gibt keine Marketing-, Analyse- oder Tracking-Cookies und keine Cookies von Drittanbietern. Weil ausschließlich technisch notwendige Cookies eingesetzt werden, ist kein Cookie-Banner erforderlich.

Für die Anmeldedaten ist zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage. Der Service Worker speichert statische Dateien wie CSS, JavaScript, Icons und die Offline-Seite im Browser-Cache, damit die App schneller lädt und offline einen Hinweis zeigt. Buchungen und HTML-Seiten werden nicht gecacht. Dabei werden keine personenbezogenen Daten an uns übertragen.

10. Empfänger und Auftragsverarbeitung

Empfänger der Daten sind nur die Stellen, die sie für die genannten Zwecke benötigen:

• der Hosting-Anbieter ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich für Webspace, Datenbank und E-Mail-Versand,
• der Push-Dienst des jeweiligen Browsers bei aktivierten App-Erinnerungen,
• IT-Dienstleister, soweit sie mit Betrieb, Wartung oder Weiterentwicklung der Anwendung beauftragt sind,
• Steuerberater, Banken, Rechtsanwälte oder Behörden, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben oder zur Vertragsdurchführung erforderlich ist.

Eine Weitergabe zu Werbe- oder Analysezwecken findet nicht statt. Daten werden nicht verkauft. Der Hosting-Anbieter verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen.

11. Übermittlung in Drittländer

Die Anwendung und die Datenbank werden in Deutschland gehostet. Eine Übermittlung in Drittländer kann im Zusammenhang mit Push-Benachrichtigungen erfolgen, wenn der Push-Dienst des verwendeten Browsers seinen Sitz außerhalb der Europäischen Union hat, sowie bei E-Mails, wenn der Mailanbieter des Empfängers außerhalb der Europäischen Union ansässig ist. Für Push ist Rechtsgrundlage Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, für dienstliche E-Mails Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO. Die Anbieter stützen sich auf geeignete Garantien, zum Beispiel EU-Standardvertragsklauseln oder eine Angemessenheitsentscheidung.

12. Speicherdauer

• Buchungen: bis zur Beendigung des Mietverhältnisses und vollständigen Abwicklung; danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sobald keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Rechnungs- und Buchhaltungsdaten: 10 Jahre (§ 147 Abgabenordnung, § 257 Handelsgesetzbuch).
• Sonstige Buchungsdaten: bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist von 3 Jahren zum Jahresende (§§ 195, 199 BGB), soweit sie zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen erforderlich sind.
• Stornierte Buchungen: Löschung, sobald kein Aufbewahrungsgrund mehr besteht.
• Mitarbeiterkonten: für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses; danach Löschung, sobald keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Login-Fehlversuche: 24 Stunden.
• Remember-Tokens: 90 Tage oder bis zur Abmeldung.
• Push-Abos: bis zum Widerruf oder zur Löschung des Kontos; abgelaufene Abos werden entfernt.
• Versandprotokolle: 1 Jahr.
• Server-Logfiles: in der Regel maximal 30 Tage.
• Datensicherungen: nur so lange, wie es für eine Wiederherstellung erforderlich ist; anschließend werden sie überschrieben.

13. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung genügt eine E-Mail an drinkitcold@web.de oder ein Anruf unter +49 172 6384350. Wir können zur Identitätsprüfung Rückfragen stellen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist:

14. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

15. Bereitstellung der Daten

Die für eine Buchung erforderlichen Daten müssen angegeben werden; ohne sie kann kein Mietvertrag geschlossen werden. Es besteht keine gesetzliche Pflicht, darüber hinausgehende Daten bereitzustellen. Für ein Mitarbeiterkonto sind die angegebenen Daten erforderlich, um die Anwendung nutzen zu können. Eine Weitergabe der Daten an Dritte zu Werbezwecken findet nicht statt.

16. Datensicherheit

• Die Übertragung erfolgt über HTTPS; HTTP-Aufrufe werden auf HTTPS umgeleitet, und es wird HSTS gesetzt.
• Passwörter werden nur als sicherer Hash (Argon2id, ersatzweise bcrypt) gespeichert und sind nicht im Klartext auslesbar.
• Formulare sind durch CSRF-Token geschützt; eine Content-Security-Policy und weitere Sicherheitsheader begrenzen Angriffsflächen.
• Die Anwendung ist nur nach Anmeldung erreichbar; Konten werden ausschließlich vom Administrator angelegt.
• Es werden keine externen Content-Delivery-Netzwerke, Schriftarten oder Analyse-Dienste eingebunden.
• Regelmäßige Datensicherungen helfen, Daten nach einem Ausfall wiederherzustellen.

17. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Datenverarbeitung oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: 13.11.2026

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